«N’aimons pas en paroles, mais par des actes» : c’est le thème du message du Pape François, en vue de la première Journée mondiale des Pauvres, qui se tiendra le 19 novembre prochain, 33e dimanche du Temps Ordinaire, avant la Solennité du Christ-Roi.

NORMES DE GESTION DE CI: CARITAS BURUNDI FAIT SON AUTO EVALUATION

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Une auto-évaluation de Caritas Burundi selon les normes de gestion de CI.

Le Conseil de Gestion de Caritas Burundi appuyé par le Conseil de Coordination se réunit dans un atelier pour une auto-évaluation selon les Normes de Gestion(NG) de Caritas Internationalis (CI). L’atelier se déroule à au Centre Spirituel Père Barakana de Kiriri du 21 au 22 Juillet 2016.

L’auto-évaluation de Caritas Burundi en tant qu’Organisation Membre de la confédération CI est une des étapes dans la mise en application des normes de gestion mises en place par CI dans le souci d’harmoniser les pratiques des gestion des 165 OM réparties sur les 5 continents.

Les participants à cet atelier sont les Secrétaires Exécutifs des Caritas Diocésaines ou leurs Délégués ainsi que la Direction et les Chefs de service du Secrétariat National de Caritas Burundi.

L’étape d’auto-évaluation sera suivie par une évaluation externe de CI, ce qui permettra alors une élaboration et une mise en œuvre d’un plan d’amélioration de Caritas Burundi.

Les normes de gestion sont groupées en quatre parties :

1.     Droit et Codes Ethiques: Droit canonique, Droit civil, Code de conduite, Ethique Humanitaire, Ethique environnementale, principes de partenariat, procédures de doléances, mise en œuvre.

2.     Gouvernance et Organisation: Constitution, statuts et Règlements, structure de gouvernance, Leadership et Gestion générale, Gestion des RH, plan stratégique, plan de collecte des fonds, Gestion des risques et viabilité, organisation de l’apprentissage.

3.     Finances et Responsabilité: Le leadership financier, la Gestion de projet, la Planification financière, le Manuel financier, politique de passation des marchés, Gestion des avoirs, Gestion des fonds, Audit.

4.     Implication des parties prenantes: Transparence et responsabilité,  communication avec les parties prenantes, plaidoyer, Evaluation des besoins initiaux, mise en œuvre des programmes, suivi et évaluation, Révision organisationnelle, politique de divulgation de l’information

Deux groupes aux profils équilibrés se sont constitués pour évaluer les 182 articles constituant les 4 NG : le premier groupe s’est occupé des NG 1 et 3 alors que l’autre s’est occupé des NG 2 et 4 pour échanger réciproquement leurs évaluations et analyser ensemble les points de divergence à la fin.

Le plan d’amélioration qui résultera de cette auto-évaluation et de l’évaluation externe sera soumis à Caritas Internationalis pour des appuis techniques et financiers éventuels.

RESUME SUR LES NORMES DE GESTION DE CARITAS INTERNATIONALIS

1. Norme de gestion relatives au droit et aux Codes d’éthique 
La Confédération Caritas est une expression de la Mission de l’Eglise Catholique, qui opère dans un cadre établi par le droit canonique et la législation nationale des pays où est installée une Caritas individuelle. L’option en faveur des pauvres et des marginalisés implique pour nous l’urgence de créer le maxium de bienfaits pour les personnes que nous servons. A cet égard, l’intendance de la Création de Dieu et de ses ressources, ainsi que les principes éthiques de la Doctrine Sociale de l’Eglise tels que la compassion, la solidarité, le partenariat et la  subsidiarité, doivent guider nos choix et nos décisions. 
1.1 Droit canonique : Les Organsisations Membres doivent observer le Droit Canonique et la Doctrine Sociale de l’Eglise. 
1.2 Droit Civil : Les Organisaitions membres doivent être en conformité avec les lois naionales, les normes légales et les dispositions telles que l’inscription légale, les lois fiscales, les lois du travail, l’anticorruption, etc.  
1.3 Code d’Ethique et Code de conduite du personnel : Les Organisations membres doivent adhérer au Code d’Ethique de Caritas Internationalis et de ses Membres, ainsi qu’au Code de conduite du personnel.5 
1.4 Ethique Humanitaire : Les Organisations membres sont tenues de soutenir le projet de Charte Humanitaire SPHERE et les Normes minimales de réponse en cas d’urgence, auxquels CI adhère formellement, ainsi que  la Politique de protection des Enfants de CI.6 
1.5 Ethique environnementale : Les Organisations membres doivent s’assurer que les ressources sont utilisées de manière raisonnable, que le gaspillage est réduit au maximum et que les projets sont viables surle plan environnemental.        
5 Le Code d’Ethique et le Code de conduite de CI  sont en cours de préparation pour une prise de décision en  2014. 6 Cadre de politique de protection de l’enfant de CI, 2004
 
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1.6 Principes de partenariat : Les Organisations membres s’engagent à respecter les Principes de partenariat de CI.7  Les partenaires internationaux de Caritas doivent obtenir l’autorisation de l’autorité ecclésiale nationale compétente et consulter la Caritas nationale avant d’ouvrir une représentation dans le pays concerné. 
1.7  Procédure de doléances : Les Organisations membres appliquent une Politique de traitement des doléances en guise de mécanisme appropré de retour d’information, lequel est examiné et convenu avec les principales partie prenantes, et communiqué publiquement.   1.8 Mise en œuvre : En cas de délégation de la mise en oeuvre d’activités à des organisations partenaires et/ou des diocèses, les Organisations Membres doivent s’assurer, au moyen d’arrangements contractuels, que les présentes Normes de gestion sont correctement appliquées par les partenaires concernés. 
2. Norme de gestion sur la gouvernance et l’organisation «  Les personnes qui prennent soin des plus démunis doivent en premier lieu être professionnellement compétentes : elles doivent être formées pour faire le geste juste au moment juste, et s’engager à poursuivre les soins. En conséquence, outre leur nécessaire formation professionnelle, ceux qui oeuvrent dans ls institutions caritatives ont besoin d’une « formation du cœur ». Notre gouvernance et les structures organisationnelles doivent refléter cela et équiper l’ organisation pour que l’assistance humanitare soit efficiente et efficace. » (Deus Caritas Est,31 [2005] ).  
2.1 Constitution, statuts et règlements :  Les Orgnisations membres doivent avoir une Consitution écrite ou des Statuts et des Règlements qui comprennent ou se réfèrent à des valeurs conformes au Code d’Ethique de CI.  
2.2 Structure de la gouvernance : Le rôle et les responsabilités des différents corps de gouvernance sont approuvés par les autorités ecclésiales nationales, et définis clairement dans une charte organisationnelle mise à jour. 
2.3  Leadership et gestion générale : Le leadership exécutif encourage l’éxécution effective et efficiente conformément à la vision et la mission de l’organisation, et élabore également de nouvelles visions et de nouvelles stratégies en fonction de l’évolution ds circonstances et/ou des opportunités.    
7 Partenariat Caritas, Un Manuel de Caritas Internationalis pour la réflexion et l’action, Rome, octobre 2003, pp. 53-59.  
 
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2.4  Gestion des ressources humaines : Les Organisations membres disposent par écrit d’un Manuel des Ressources Humaines qui est connu et couramment appliqué par les gestionnaires, le personnel, les volontaires et les internes. 
2.5 Plan stratégique : Les Organisation membres disposent d’unplan stratégique mis à jour, complet, réaliste et clair, qui regroupe sa vision, sa mission, ses objectifs spécifiques, ses programmes et le financement. 
2.6 Plan de collecte de fonds : Les organisations membres élaborent (bi)annuellement un plan de collecte de fonds mis à jour, au moyen duquel les gestionnaires conviennent collectivement de la mobilisation de ressources locales, ainsi que de la recherche active de soutiens et de d’autres opportunités de financement. 
2.7 Gestion des risques et viabilité : Les risques internes et externes qui peuvent empêcher les Organisations membres d’atteindre leurs objectifs sont soigneusement évalués chaque année ou tous  les deux ans. Des mesures sont mises en place en vue de réduire ces risques. Les Organisations membres ont mis en place une large base de revenus diversifiés, provenant de sources multiples, afin de garantir une continuité financière et organisationnelle, ainsi qu’en termes de prestation des services. 
2.8 Organisation de l’apprentisage : Les Organisations membres sont des espaces d’apprentissage où le partage d’expériences résultant de la rencontre des pauvres et de ceux qui sont dans le besoin fait partie d’une culture commune et façonne l’évolution de l’organisation. Des espaces ouverts à la prière et la réflexion devraient être prévus à cette fin. 
3. Norme de gestion financière et comptabilité. 
« la bonne administration de vos diocèses exige votre présence. Pour que votre message soit crédible, faites que vos diocèses deviennent des modèles en matière de conduite du personnel, de transparence et de bonne gestion finacière. N’hésitez pas à faire appel à des experts pour les audits, afin de donner le bon exemple aux fidèles et à la société en général ». ( Africae Munus, 104 [2011] ) 
3.1 Leadership financier : Les gestionnaires des Organisations membres donnent la priorité à une gestion financière efficace et encouragent tous les membres de l’organisation à faire de même. 
3.2 Gestion de projet : Les Organisations membres s’assurent que, à travers des contrats signés, tous les projets sont conformes à leur vision et à leur mission, et sont réalisés conformément aux présentes Normes de gestion et d’autres normes techniquement appropriées.  
 
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3.3 Planification financière : Les Organisations membres ont transposé leurs objectifs stratégiques dans des plans multiannuels qui sont formulés dans le but d’atteindre ces objectifs. Dans ce cadre, les budgets annuels et les prévisions de trésorerie à court teme sont approuvés avant le début des périodes respectives. 
3.4  Manuel financier : Les politiques comptables pratiquées par les Organisations membres sont conformes à la législation nationale, et de préférence aux Normes Internationales de Comptabilité (ISA), et sont décrites dans un manuel recensant les politiques financières et les procédures, accessible à l’ensemble du personnel ,ainsi qu’aux partenaires, à leur demande. 
3.5 Politique de passation de marchés : Les Organisations membres disposent par écrit d’une politique de passation des marchés décrivant les procédures approuvées de supervision pour contrôler les appels d’offres et les processus d’achat, et appliquent cette politique. 
3.6 Gestion des avoirs : Se basant sur le principe d’intendance, les Organisations membres ont mis en place les procédures appropriées pour garantir l’existence, la manutention et la sécurité de tous les biens de capital, tels qu’immeubles, parc automobile et équipement pour les technologies de l’information. 
3.7 Gestion des fonds : Les Organisations membres s’assurent que la comptabilité opère une distinction claire entre fonds illimités (utilisés à discrétion), les fonds temporairement limités (utilisés pour des fins ou des périodes de temps spécifiques) et les fonds limités en permanence (tels que des dotations en capital). 
3.8 Audit : Les Orgaisations membres ( à l’exception de celles qui sont définies comme Petites Organisations membres) doivent faire l’objet d’un audit annuel par un auditeur extérieur. Si leur taille le permet, elles peuvent mettre en place un département d’audit interne propre qui intervienne directement dans les domaines à risque élevé. A travers la liste récapitulative des auditeurs, les Organisations membres doivent informer la Confédération du résultat des audits des années précédentes. 
4. Norme de gestion sur l’implication des parties prenantes. « L’Eglise pourvoit un service caritatif de grande importance en protégeant les besoins réels des bénéficiaires. En défendant les droits des démunis et de ceux qui n’ont pas de voix, et au nom du respect et de la solidarité qu’ils méritent, elle demamde « que les organisations internationales et les organisations non-gouvernementales s’engagent à œuvrer dans la pleine transparence » (Africae Munus, 87 [2011] – Caritas in Veritate, 47 [2009])  
 
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4.1 Transparence et comptabilité : Les Organisations membres disposent d’une méthodologie claire et transparente pour communiquer avec l’ensemble des parties prenantes à travers l’information appropriée ( disponible publiquement là où cela est possible). 
4.2 Communcation avec les parties prenantes : Les Organisations membres ont une politique de communication qui définit la responsabilité de communication avec les différentes parties prenantes (bénéficiaires, structures internationales, diocésaines et églises locales, gouvernement, partenaires de mise en œuvre, bailleurs, public en général, etc) et les différentes voies de communication utilisées. 
4.3 Plaidoyer : Les Organsiations membres exécutent des tâches de plaidoyer national et international, dans les limites fixées par l’autorité ecclésiale compétente. 
4.4 Evaluation des besoins initiaux : Les Organisations membres favorisent la participation active des bénéficiaires dans le but d’aider les personnes à atteindre leur plein potentiel, afin de pouvoir contrôler et utiliser efficacement leurs ressources locales pour répondre à leurs besoins. 
4.5 Planification et mise en euvre des programmes : Les Organisations membres favorisent la participation active des bénéficiaires dans les différents aspects de la planification des projets et leur mise en œuvre. 
4.6 Suivi et évaluation : Les Organisations membres s’assurent de la mise en place d’un suivi et d’une évaluation permanents, à travers l’évaluation continue dans le temps du processus et de l’évolution de données statistiques et qualificatives prédéterminées, disposant ainsi de l’information nécessaire en vue de définir les normes d’amélioration du développement des capacités, de conception des programmes et de leur efficacité. 
4.7 Révision organisationnelle : Les Organisations membres veillent à ce que des révisions organisationnelles interviennent tous les quatre ans, afin d’évaluer l’habileté et la précision de l’organisation pour accomplir sa vision et sa mission.  
4.8 Politique de divulgation de l’information : Les Organisations membres s’engagent à metre à disposition du public l’information relative à leurs programmes et leurs opérations, et estiment que le libre accès à l’information est un des éléments clé de la participation effective de toutes les parties prenantes, et avant tout, de leurs bénéficiaires.

Au terme du Jubilé de la Miséricorde, le Pape François a institué la Journée Mondiale des Pauvres, afin que dans le monde entier les communautés chrétiennes deviennent toujours davantage et mieux signe concret de la Charité du Christ pour les personnes les plus défavorisées et les plus marginalisées dans nos milieux de vie et pour que les pauvres soient considérés comme partie intégrante de nos communautés avec un rôle particulier à y jouer

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